An Unbiased View of Gestión de Documentos
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Reducir riesgos asociados con el incumplimiento de normativas ambientales: Minimiza las posibilidades de sanciones y multas al asegurar el cumplimiento de las normativas ambientales.
Regulate Completo: La organización tiene Command whole sobre el entorno del servidor, las políticas de seguridad y la gestión de datos, lo que puede ser vital para empresas con requisitos estrictos de seguridad y cumplimiento.
Uno de los mayores beneficios de un DMS es la capacidad de acceder y recuperar documentos de manera rápida y eficiente:
Costes mensuales fijos: Sin coste inicial de licencia, y las cuotas de soporte y mantenimiento están incluidas. Esto hace que los costes iniciales son menores porque no hay que invertir en components y recursos adicionales.
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Comparación de Versiones: Herramientas para comparar diferentes versiones de un documento y resaltar los cambios realizados.
El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta.
Cumplimiento normativo y seguridad: ofreciendo medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial y wise. Se pueden definir permisos y niveles de acceso para asegurar que solo las personas acreditadas puedan ver y modificar los documentos.
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Manual de Usuario: Crear un handbook de usuario detallado que explique cómo utilizar el DMS, con ejemplos y respuestas a preguntas frecuentes.
Muchos empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas herramientas y procesos debido a la falta de familiaridad. Por lo tanto, es esencial brindar capacitación y explicar los beneficios inmediatos del nuevo sistema para suavizar la transición.
Las plantillas inteligentes Microsoft 365® incluidas en la herramienta con la cual el completado de la información se hace de manera sencilla y la creación de documentos y posterior conversión a formato PDF se agiliza.
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